Bienvenidos todos los lectores: El contenido de este Blog ha sido desarrollado por un grupo de estudiantes de la Carrera de Administración del Colegio Universitario Francisco de Miranda (C.U.F.M.), cursantes de la asignatura Electiva,  con el propósito de brindar información relevante con respecto a los nuevos procesos administrativos que se están poniendo en marcha en las organizaciones, enfocándose específicamente en modelo Burocrático y Adhocratico. Todo esto, considerándose que ambos modelos se manejan de manera separada, pero se podrá observar en el contenido de este blog, como una organización puede funcionar de una manera más eficaz y eficiente si ambos se ponen en marcha como uno solo. ¡Veamos!

INTEGRANTES:

Carl Obas

Víctor Villa

Oswaldo Díaz

Yanaritza Guzmán

 BUROCRACIA

¿Es posible hablar de burocracia en la sociedad actual?, al parecer sí, pues a dicho término se le han dado diversas connotaciones y es visto  como un elemento positivo por muchos en las organizaciones, y al otro extremo se encuentra la otra cara de la moneda, es decir, el lado el negativo.

Al hablar de burocracia hay que mencionar al economista alemán Max Weber (1900), quien la define en líneas generales como “la organización eficiente por excelencia, la organización llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la sociedad y, por extensión, de las empresas”.

Sin embargo, en la sociedad actual existe una connotación negativa de la burocracia caracterizada por la administración ineficiente en cuanto al papeleo y las formalidades.

La burocracia está estrechamente ligada a las organizaciones, ya que muchas de ellas se rigen por este sistema, pensado que es el mejor camino; y por supuesto que siguiendo lo planteado por Weber (1900); quien considera que ella surge en una organización ante la necesidad de: dividir el trabajo, jerarquizar la autoridad, las reglas y normas, el compromiso profesional, la racionalidad, entre otros.

De igual manera este autor sugiere que el modelo de la burocracia debe estructurarse sobre la base de las siguientes características: 

a. Carácter legal de las normas y de los reglamentos. 

b. Carácter formal de las comunicaciones. 

c. Racionalidad en la división del trabajo. 

d. Impersonalidad en las relaciones de trabajo. 

e. Jerarquía bien establecida de la autoridad. 

f. Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales. 

g. Competencia técnica y meritocracia. 

h. Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (los accionistas). 

i. Profesionalización de los participantes. 

j. Completa previsibilidad del funcionamiento.

 Entre las ventajas de la burocracia se encuentran: 

1. La racionalidad en relación con el logro de objetivos de la organización; 

2. La precisión en la definición del cargo y en la operación; 

3. La rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quién debe hacerlo; 

4. La univocidad de interpretación garantizada por la reglamentación específica y escrita; 

5. La uniformidad de rutinas y procedimientos que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores, entre otras.

 Entre las desventajas de la burocracia se encuentran: 

1. La interiorización de las normas y exagerado apego a los reglamentos; 

2. El exceso de formalismo y papeleo; 

3. La resistencia al cambio; 

4. La despersonalización de las relaciones; 

5. La jerarquización como base del proceso de decisión; 

6. La súper-conformidad con rutinas y procedimientos; 

7. La exhibición de señales de autoridad y 

8. La dificultad en la atención a clientes y conflictos con el público.

En Venezuela, se dice que prevalece la autoridad carismática en el liderazgo, pero sin duda alguna que  cuenta con la fuerte presencia de la burocracia y es el pueblo quien sufre ante tal situacion, el más vivo ejemplo de lo antes señalado se ve cuando una persona se dirige a algún ente gubernamental, para solicitar un servicio; generalmente debe acudir a algún conocido o “amigo”, para evitarse largos papeleos que a la larga terminan enrredando más el proceso, y termina decepcionado el solicitante diciendo que: “Por culpa de la burocracia tengo que hacer una búsqueda incalculable de papeles para solicitar un crédito de vivienda y me será imposible obtenerlo tan rápido como lo pensaba (Monasterios M, 2012)” , y así muchos otros ejemplos. 

ADHOCRACIA

En oposición a la burocracia se encuentra la adhocracia como modelo de organización, entonces vale preguntarse ¿Será mejor la adhocracia o la burocracia en una organización?, veremos las conclusiones que puede sacar el propio lector.

El término adhocracia fue utilizado por Alvin Toffler (1970), quién le dio la definición de “una estructura caracterizada por su escasa complejidad, formalismo y centralismo”.

Así mismo Robert Waterman (1993), la define como “cualquier forma de organización que elimine todos los procesos característicos de la organizaciones burocráticas, sean relacionados con la pesquisa y análisis de nuevas oportunidades, solución de problemas o logro de resultados”.

La principal característica de la adhocracia es su corto ciclo de vida, puesto que es transitoria para empresas o unidades empresariales que puedan afrontar ambientes inestables o que utilizan diversos tipos de tecnología. Además de esto: 

a) Tremendamente flexible.  

b) Se apoya en expertos entrenados y especializados para realizar el trabajo. 

c) Los expertos están dispersos en toda la estructura y la autoridad está distribuida en forma dispareja y no fluye de acuerdo a la jerarquía, por lo que al momento de la toma de decisiones, el experto necesario puede hacerlo sin problemas. 

d) Hay muchos administradores. 

e) La autoridad esta basada en competencia no en jerarquía, perdiéndose la separación línea-staff. 

f) Es difusa la diferencia entre cúspide y el resto de la estructura.

En la organización, la puesta en marcha de la adhocracia acorta y simplifica los procesos adaptándose a cada situación particular, con el objetivo final de nuevas oportunidades, la solución de problemas y el logro de resultados incentivando la creatividad individual como vía hacia la renovación organizacional.

Entre las ventajas de la adhocracia se pueden mencionar: 

1. Disminuye el ausentismo de los trabajadores y la rotación de personal. 

2. Se puede implementar más fácilmente en ambientes inestables e informales, con personas independientes y con iniciativa. 

3. Permite el desarrollo individual. 

4. Gracias a ella es posible identificar conceptos claves como: descentralización, la estructuración matricial, la organización por el cliente, enriquecimiento de cargos y un liderazgo orientado a las personas. 

5. Se aplica a medios que son complejos y cambiantes.

Entre las desventajas de la adhocracia se pueden mencionar: 

1. Componentes que no se ajustan.   

2. Ineficiencia ante la falta de autoridad y coordinación. 

3. Asimila al caos y al capricho del momento, es decir, se toman decisiones en el momento. 

4. Incluye actos impredecibles, injustos y aleatorios. 

5. La autoridad se basa en la competencia y no en la jerarquía.

Actualmente en Venezuela con la reactivación necesaria del proyecto socialista se busca pasar por una reducción de la burocracia y un fortalecimiento de la adhocracia para lograr la solución de los diversos problemas sociales y económicos que enfrenta la nación; buscándose en un futuro cercano que la adhocracia se vuelva más común y probablemente reemplace del todo a la burocracia. Un ejemplo de ello: “son los grupos de trabajo que se han diseñado y puesto en marcha, para jornadas de cedulación, alimentación, ferias escolares, entre otros.; que ha puesto en marcha el gobierno bolivariano”. (Monasterios M, 2012).

BUROCRACIA VS ADHOCRACIA

Cuando se hace mención al término burocracia, por alguna razón, sin duda alguna que viene a la mente lo contrario, la adhocracia y  aunque son opuestos, están de una manera u otra relacionados entre sí.

La burocracia viene dada por un proceso complejo, en el cual es necesario pasar por una regulación de diversas normas, las cuales se inclinan a la búsqueda de un orden racional en la gestión e incluso a la distribución de asuntos en una organización; tal y como fue planteado desde un principio por el economista alemán Max Weber.

Parece algo increíble, pero según lo planteado por muchos autores que han abordado el tema de la burocracia, es en la aadministración pública, en donde se evidencia más constantemente el fenómeno burocrático, desde una perspectiva negativa, afectando la inmediatez de los trámites solicitados y haciendo cada vez más difícil el desarrollo de cualquier proceso administrativo y organizacional.

Cuando se compara la burocracia con la adhocracia se puede evidenciar que en ambas hay un alto grado de descentralización, no obstante la adhocracia se diferencia porque en ella no se puede emplear la coordinación mediante la estandarización de conocimientos y habilidades, ya que éstas impedirían la innovación.

Entonces, se puede incluir la adhocracia en la burocracia, pero esto se debe hacer mediante expertos que sean capaces de agrupar las tareas a realizar en unidades funcionales por razones de funcionamiento interno, orientando su trabajo hacia las necesidades del mercado o bien sea en función de las necesidades de cada proyecto,  para que la organización sea beneficiada en su totalidad.

Lo antes mencionado sería lo ideal, es decir,  incluir la adhocracia en la burocracia, para lograr un resultado perfecto de funcionamiento en las organizaciones y así ambas trabajen como una sola, por supuesto que tomando los aspectos positivos de la adhocracia e insertándolos a la burocracia, sin necesidad de llegar a los extremos. En este sentido, el papel que jueguen los involucrados, es decir, los que integran la organización, es el facto que va a definir el resultado final.

No se busca en todo caso llegar o hacer de la adhocracia la forma de funcionamiento más común en todas las organizaciones y tampoco se busca que reemplacen totalmente a la burocracia; pero incluso se puede utilizar como estructuras temporales, formadas para resolver un problema que se presente en una organización.

Dicho por los expertos en la materia, cada vez es más habitual que las personas que trabajan, prefieran hacerlo en organizaciones pequeñas en donde se maneje una adhocracia que, aunque no suela cumplirse con rigurosidad, se cumple y beneficia a los empleados y a los empleadores. Los expertos, altamente capacitados y especializados, se coordinan mediante el uso de la adaptación mutua, lo cual viene estimulado en la organización por el desarrollo de dispositivos de enlace, la existencia de gerentes de integración, el empleo de comisiones permanentes y temporales.